Businesswoman hiding her face with clock
Открывая глаза утром, какая мысль вас посещает первая? Как бы все успеть, что на сегодня запланировано. Сколько раз вы слышали от друзей, знакомых или сотрудников, что они «не знают, за что хвататься». Неумение людей распоряжаться временем – это бич современности. Причина этого – незнание. Как развиваются события у того, кто постоянно спешит, ничего не успевает и никогда не планирует?
Схема очень простая:
Нужно чувствовать время, уметь грамотно планировать и обязательно отдыхать.
Люди, которые добились в жизни успеха, утверждают, что они всегда очень заняты, но у них обязательно остается время на отдых. Почему? Они работают не ради процесса, а на результат. Каждая минута времени тратится на то, чтобы добиться поставленной цели. Они редко отвлекаются на мелочи, выделяют из списка дел приоритетные, и планируют каждый шаг.
Среди достигших успеха людей бытует негласное правило 6 «П», звучит оно так:
Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели
Составленный режим собственного времени подразделяют на этапы и законы. Среди них следующие:
Сформулируйте цели, которые актуальны сегодня и завтра, и отразите их на чистом листе бумаги. Нет записи – нет задачи! Перечислив задачи, которые вы планируете решить сегодня, вы точно знаете то, что вы должны сегодня сделать.
Американский ученый, финансист и экономист П.Ф.Друкер сравнивал человека, который не планирует свой день с человеком, находящимся в темной комнате, где чувство времени теряется, сохраняется только чувство пространства. Он плывет по течению времени, но не замечает его бег. В том случае, если включить свет в комнате, человек старается самостоятельно посчитать ход времени, но опять ошибается.
Список дел составляйте заблаговременно. Сегодня вы знаете, что завтра вам необходимо достичь определенных целей. Поэтому список составляйте накануне дня «Х», желательно ежедневно. Придя на работу на следующий день, и придерживаясь пунктов списка, вы увеличите производительность собственного труда на 25%. Теперь вы знаете с какого дела начать рабочий день.
На протяжении дня появляются новые задачи, которые в срочном порядке необходимо исполнить. Вносите их в список, но учитывайте то, что в нем уже запланировано. Расставляйте приоритеты и выполняйте задачи по мере их значимости.
Теперь вы знаете, как спланировать будущий день. Не останавливайтесь! Попробуйте составить план на следующую неделю, месяц, год, три года и так далее. Выполнить все пункты плана будет невозможно, жизнь вносит коррективы. Однако вы сформулируете в голове цели и задачи на это время, что поможет целенаправленно идти мечте и успеху.
Случалось у вас, что вы понимаете, что необходимо выполнить какую-то сложную и трудоемкую задачу, и она пугает вас своей масштабностью? Поэтому каждую глобальную цель делите на маленькие кусочки, и действуйте по порядку – от меньшего к большему. Помните пословицу бабушек о том, что глаза боятся, а руки делают? Это тот же принцип.
Вы можете вычислить, сколько времени вы сэкономите, если заранее запланируете дело. Для этого существует простой расчет: 10/90/10%=90%
Таким образом, до 90% времени вы сэкономите, если спланируете свой день заранее.
Для начала, человек определяет степень важности каждого запланированного дела и составить их в последовательности от самого значимого к менее значимому. После выполнения каждого отдельно взятого дела, оцените результаты. Для этого применяйте десятибалльную шкалу.
Для удобства расстановки приоритетов примените алфавит. Теперь точно будет понятно, какое из дел представляет важное, а с решением какой задачи можно повременить. Помните! Не беритесь за дело Б, когда не закончили дело А!
Можно каждый из пунктов делить на подпункты, дробя задачу на подзадачи.
Если вы задались целью добиться успехов в планировании рабочего процесса, не позволяйте себе отвлекаться на мелочи. Придя на работу, сразу беритесь за 1 пункт в вашем списке дела. Трудитесь над ним до получения нужного результата. Не оставляйте на потом доработку дела, которым вы занимаетесь. Вы будете возвращаться к нему снова и снова, окончательно запутаетесь и так и не доведете намеченное до завершения.
Существуют люди, которые, как Юлий Цезарь, занимаются несколькими задачами одновременно. Однако это исключение из правил. Закон принудительной эффективности требует, чтобы человек брался последовательно за каждое дело и доводил его до конца. Большинство людей достигают высот в карьерном росте, используя свое время последовательно и целенаправленно.
По степени важности, дела классифицируются по следующим группам:
Подобным образом классифицировал цели американский президент Эйзенхауэр.
Не пугайтесь, речь не идет о живом представителе фауны. Знаменитый бизнесмен Брайан Трейси, в совершенстве владевший искусством управлять временем, проводит параллель от лягушки к самому важному, и, как правило, неприятному делу, которое запланировано первым.
Иначе она целый день будет преследовать вас, и создавать дискомфорт и эмоциональный стресс. Как только вы поймете, что серьезное и неприятное дело закончено, рабочий день покажется вам не таким уж длинным и ужасным.
Распределяя дела в порядке убывания их значимости по списку, задавайте себе вопросы в следующем порядке:
Отвечайте на каждый из поставленных вопросов. Это позволит увеличить эффективность вашего труда в разы.
Важно соблюдать принцип трех «нет». Это свод трех правил:
Вы не замечали, что у успешных руководителей на столе нет завала из документации, ручек и другой канцелярии? На нем чисто, лежит пара бумаг, которые требуют срочного внимания.
Вам знакомо чувство, когда на рабочем столе скапливается сразу множество неотложных бумаг, руководитель требует исполнить неотложное поручение, а в электронной почте десять важных писем, на которые нельзя не ответить? Паника нарастает ежесекундно, выхода нет, и вы сегодня останетесь за рабочим столом в офисе.
Порядок действий следующий:
Выбираем срочное дело и работаем методично и целенаправленно!
Сохраняйте душевное равновесие, не нервничайте, и не выходите из себя. Не стремитесь перенести на сегодня те дела, которые запланировали на завтра. Лучше дайте организму отдохнуть. Делайте в день столько, на сколько хватает сил. Не перегружайте организм, усталость имеет свойство накапливаться, и вы долго потом будете восстанавливать силы.
Не забывайте в список ежедневных дел включать и насущные потребности. К ним относятся следующие:
Пунктуальность, с которой вы подойдете к планированию рабочих дел, даст возможность освободить дополнительное время для отдыха и семейных радостей. Человек — не машина, которая запрограммирована только на работу, у него есть физические и социальные потребности, чувство долга и обязательства перед родными людьми.
Не ставьте на первое место профессиональную карьеру. Главное для человека – личное счастье, которое основано на любви и заботе к близким. Чем счастливее человек в кругу семьи, тем больше он любит свою работу и отдает ей максисмум энергии и сил.