Как правильно организовать свое время, чтобы все успевать

У каждого из людей в сутках всего 24 часа, но одни успевают сделать все намеченное и даже больше, а другие еле справляются с самыми важными делами.

От правильной организации дня зависит многое: самочувствие, продуктивность и даже заработок.

Есть определенные правила тайм-менеджмента, помогающие забыть о просроченных задачах

Основные методики планирования времени

Есть несколько принципов и методик, которые давно доказали свою эффективность.

1. Метод хронометража. Чтобы понять, куда уходит время, нужно несколько дней понаблюдать за самим собой. Потребуется записывать, сколько часов и минут на какое дело уходит. Здесь нужна честность. Если из 8 часов рабочего времени 3 ушло на просмотр сериалов, придется так и записать. Последующий анализ этих записей позволит выявить «черные дыры».
2. Метод АВС-планирования. Все текущие дела нужно разделить на категории. Категория А – срочные задачи, не терпящие отлагательств. Категория В – задачи не срочные, но важные. Категория С – то, что нужно сделать когда-нибудь. Нужно расставить приоритеты и в соответствии с этим действовать.
3. Правило Парето. Интересный принцип, утверждающий, что лишь 20% всех приложенных усилий дают 80% результата. Это не значит, что нужно выполнять лишь пятую часть задуманного. Идея состоит в том, чтобы вычислить те задачи, выполнение которых дает больше плодов, и именно их делать в первую очередь.

На освоение систем тайм-менеджмента тоже уходит некоторое время. Но это хорошая идея: потратить несколько минут, чтобы затем сэкономить гораздо больше.

Общие правила планирования времени

Основные правила, которых следует придерживаться:

1. Cвой день начинать рано утром. Многие люди утверждают, что они «совы», т.е. более продуктивны вечером, а не утром. Но если такая «сова» мало успевает и во второй половине дня, возможно, вопрос заключается в банальной лени. Иногда с 7 утра до полудня можно успеть больше, чем с полудня и до поздней ночи.
2. Нужно научиться делегировать обязанности. Если времени в обрез, часть задач можно просто перепоручить кому-то компетентному. Простой пример: если женщина не успевает поддерживать порядок в доме из-за плотного рабочего графика, она просит о помощи детей и мужа.
3. Степень усилий, выделенных на выполнение задачи, должна быть соразмерна ее важности. Нельзя тратить основную часть энергии на малозначимые дела.

Самое важное правило, которое не обходит стороной любая система тайм-менеджмента: в первую очередь выполняются самые неприятные задачи. Это позволяет разгрузить мозг и сразу же почувствовать себя лучше в психологическом плане.

Этот принцип называется «съесть лягушку» — т.е. разделаться с чем-то обременительным

Как правильно составлять список дел

Составление списка дел на день – на первый взгляд простая задача. На самом деле, здесь есть свои нюансы:

1. Начинать писать список нужно с вечера, чтобы ничего не забыть в утренней спешке.
2. На один день стоит отводить не более 7 приоритетных задач. Выполнить больше вряд ли удастся, это лишняя причина для беспокойства.
3. Задачи должны быть расписаны максимально подробно и понятно. Не просто «зайти в магазин за продуктами», а «купить хлеб, зелень, молочную продукцию».
4. Желательно рядом с каждым пунктом пометить, сколько примерно времени это займет.

Составленный список всегда должен быть под рукой и перед глазами. Так будет легче контролировать себя. Выполненные пункты можно сразу же вычеркивать.

Можно написать список на 2-3 дня и даже на неделю вперед. Это будут черновые варианты, в них что-то будет добавляться, а что-то вычеркиваться, но в уме составится примерная «канва» из будущих задач и появится больше ясности. Будет легче ответить на вопрос, «освобожусь ли я к выходным».

Факторы, ворующие личное время

Целых 2-3 часа в сутки могут испариться в неизвестном направлении, если не начать контролировать свое времяпрепровождение. Что ворует время:

• социальные сети – бездумное пролистывание ленты и общение с друзьями в мессенджерах «ни о чем и обо всем»;
• просмотр телевизора – даже если есть немного времени на просмотр интересного фильма, телевизор украдет еще 30-40 минут за счет вставки рекламных блоков;
• вредные привычки – привычка каждый час перекусывать и постоянно заглядывать в холодильник, курение, прием кофе за просмотром развлекательных роликов.

Иногда приходится перебарывать лень и несобранность исключительно силой воли. Ведь никто не может заставить человека отложить смартфон в сторону и заняться, наконец, делами, кроме него самого.

Освоение тайм-менеджмента поможет сделать жизнь намного легче и приятнее. Жить без ощущения постоянной спешки и горящих сроков очень комфортно.

Дополнительную информацию о том, как правильно организовать свое время, вы узнаете, посмотрев видео: