Как все успевать: секреты эффективного распределения времени

В наши дни каждый человек испытывает дефицит времени. Трудовые будни, учеба, семья, увлечения – все это требует активного участия, поэтому очень важно грамотно распоряжаться своими ресурсами и находить компромисс участия во всех сферах жизни. В этой статье мы обсудим некоторые секреты правильного распределения времени, которые помогут вам стать более продуктивным и успевать выполнять все запланированные дела.

Как все успевать и не уставать

Многие задаются вопросом, как правильно распределить время, чтобы все успевать. Что необходимо сделать, чтобы после работы была возможность заняться не только  на домашними делами, но и на собой, своим хобби и семьей? Давайте рассмотрим, что влияет на организацию нашей жизни.

Планирование и распорядок дня

Для правильного распределения времени важно обучиться тайм-менеджменту. Одним из инструментов тайм-менеджмента является ведение дневника или ежедневника, куда вы вечером либо утром будете вписывать все важные дела. В ежедневник можно вносить списки задач или трекеры. Но заполнить дневник – это еще полдела, а вот выполнить все то, что было записано – другой вопрос. Многие бросают систему планирования, потому что не успевают все за день. Специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что в этом случае день неверно распланирован. Заполнять ежедневник на месяц можно важными и подтвержденными событиями, которые не изменятся. Например, поход к врачу, к мастеру маникюра и тому подобное. К ним добавляем важные рутинные, каждодневные задачи (работа, приготовить поесть, отвести ребенка в школу и т.д.), которые нужно обязательно выполнить. И уже между ними выделяем время для отдыха.

Постановка целей

«Все успевать и жить полной жизнью» во многом звучит как стандартные слова коучей, но на самом деле успешные люди живут именно по такому принципу. Они мало кому рассказывают и показывают это. А все дело в том, что эти люди точно понимают, чего они хотят, и идут к поставленной цели несмотря ни на что. Постановка целей важна для эффективного распределения времени. Определение приоритетов помогает сконцентрироваться на главном. Вы можете установить сроки для каждой цели и отслеживать прогресс.

Обратите внимание, что если будут поставлены конкретные и фиксированные цифры, то мозгу будет легче будет сфокусироваться и выполнить задачу, потому что обозначена конечная точка

Категории задач

Чтобы успевать больше, необходимо правильно распределить задачи по категориям. Важно разделить дела на те, которые важно сделать как можно скорее, и те, которые подождут. Из-за того что на все задачи время тратится приблизительно одинаковое, а рамки выполнения у них разные, возникают ситуации, когда что-то не осуществляется. Для создания списка вам потребуется лист бумаги, который вы расчертите на 4 столбика. В первом блоке отметьте самые важные задачи, во втором укажите те, которые стоит выполнить не прямо сейчас. В третьем напишите, что хотелось бы выполнить на этой неделе, а последний блок предназначен для дел, не требующих быстрой реализации. Если при таком графике вы продолжаете уставать, то разбейте блоки еще на несколько частей, приходя тем самым к оптимальному варианту планирования.

Соблюдение режима дня

При оптимизации времени стоит помнить о режиме дня: засыпать и пробуждаться в одно и то же время весьма важно для человека. Выстроив определенные рамки сна, вы не только выспитесь, но и будете лучше себя чувствовать, а также не ощутите себя подавленным или сонным в течение дня. Для того чтобы эффективно работать и жить, нужно спать, в среднем, около 6-8 часов.

Стоит помнить, что все люди индивидуальны, поэтому некоторым требуется больше времени для восстановления сил, значит, они могут спать и более 10 часов

Очищение информационного пространства

Чтобы лучше фокусироваться на работе и продуктивно проводить день, необходимо не только составлять список важных дел, но и устранить все раздражающие факторы. Речь идет и о рабочей среде, и о домашней обстановке. Например, если вы решили приготовить новое блюдо, лучше сразу же записать рецепт в блокнот, чтобы потом не искать его в заметках. Поиск чреват не только тем, что вы не сможете найти рецепт, но и тем, что захочется ответить на сообщения, просмотреть новостную ленту – и так вы потеряете полчаса важного времени. Вроде бы это не так много, но когда этот процесс повторяется за день несколько раз, то, в среднем, человек за сутки может отвлекаться суммарно в течение 5 часов.

Для эффективности необходимо помогать себе, а не вставлять палки в колеса. Дисциплинируйте себя или же переходите на другие платформы, где не будет информационного шума, на который вы захотите отвлечься.

Время на отдых и спорт

В своем ежедневном расписании обязательно выделите время для отдыха. Если вы занимаетесь спортом, то также включите его в список каждодневных задач. Именно отдыхом и спортом занятые люди часто жертвуют в погоне за продуктивностью. Но не стоит забывать, что спорт – это дисциплина, которая позволяет нашему телу быть активнее, выносливее, а отдых помогает расслабиться и перезагрузиться после насыщенного темпа работы. Оба аспекта весьма важны для нашей жизни, это очень важно понимать.

Смена деятельности также весьма позитивно влияет на работу мозга: мы изменяем фокус внимания, а это, в свою очередь, дает нам передышку, а затем повышает продуктивность.

Хронофаги, с которыми мы живем

Распределить время, чтобы все успеть, очень трудно, особенно когда мы так подвластны хронофагам. Хронофаги – это цикл повторяющихся действий, которые не приносят ничего полезного в наше продуктивное расписание. К ним относится любая прокрастинация, будь то просмотр любимого фильма, сериала или пролистывание социальных сетей.

Да, многие психологи говорят, что перезагрузка мозга важна, и от одной серии ничего не станется, если это происходит в отведенное время. Но когда все проходит бесконтрольно, то хронофаги выходят на передний план и занимают большую часть дня и времени, по сути, сжирая его и не давая ничего взамен.

Начать работать с хронофагами

Но что необходимо делать, чтобы правильно справляться с хронофагами? Первое – это заметить их, то есть понять, что вы действительно проводите большую часть рабочего времени, не занимаясь работой. После этого стоит перейти к осознанию и принятию (это важный психологический момент, потому что если его не признать, то у многих начинается подкуп и избегание: человек думает о том, что в этом нет ничего плохого). В работе с хронофагами очень помогает метод помидора: выставите таймер работы на 40 минут, а затем сделайте фиксированный по времени перерыв, в который можно заняться чем угодно. Далее вновь начинается блок работы. Работает простая череда смены деятельности, мозг не успевает соскучиться, а значит, не будет пытаться найти лазейку, чтобы не работать.

Как замещать хронофаги полезными и интересными вариантами

Здесь многое зависит от индивидуальных предпочтений. Например, лучше пройтись прогуляться по парку, чем посмотреть парочку серий сериала. Или провести время с семьей, нежели поиграть в компьютерные игры.

Общие рекомендации

Научиться распределять время весьма тяжело. Это труд и самодисциплина, на которую потребуется много сил. Важно понимать, зачем вам это нужно, без этого любой план провалится. Выберете подходящий для вас вид планирования и распределите все свои задачи, правильно акцентируя внимание. Да, выбор ежедневника и системы планирования тоже тот еще квест, но когда вы найдете для себя оптимальный вариант, то сможете понять, что ваше время действительно уходит не впустую.

Не забывайте о методе помидора, который позволит не терять фокусировку и мотивацию при выполнении какой-либо задачи

Какие инструменты могут пригодиться

Есть множество разных инструментов, которые дадут возможность оптимизировать работу и стать более продуктивными.

• Календарь. Его можно вести как в онлайн варианте, так и в простом бумажном. Вы будете вносить все важные встречи, дедлайны и расписание фиксированных моментов, которые в случае отмены не сильно нарушат ваш рабочий процесс.
• Заметки. Чтобы не держать все в голове, лучше иметь под рукой блокнот. Но если его нет, то в телефоне должно быть установлено приложение для заметок. В них кроме текста можно добавлять ссылки, документы, фото или аудиозаписи.
• Трекеры помогут вам отследить новые привычки и не забывать о старых. Также приложение позволит фиксировать прогресс и будет напоминать о том, что вы  забыли сделать.

Используя полученные знания, вы сможете более эффективно управлять своим временем. Следует помнить, что управление временем – это умение, которое требует постоянных усилий и самодисциплины. Экспериментируйте, найдите личный вариант организации времени и не стесняйтесь поручать задачи другим, если это уместно. В результате освоения эффективных методов управления временем вы сможете достичь значительных успехов в профессиональной сфере, образовании и личной жизни.