«Ничего не успеваю на работе», или Как справиться с офисными воришками времени 

Ольга Самойлова,
психолог

В современном мире успевать все кажется нереальным. Дела растут как снежный ком, личная жизнь откладывается на потом, а рабочий день затягивается до поздней ночи/ Кажется, что единственный выход – это стать трудоголиком и работать без остановки. Но это путь в никуда… Все дело в том, что даже при большой загрузке мы можем неэффективно распределять свое время, тратить его на бесполезные дела и отвлекаться на дискомфортные условия труда.

Вот некоторые стратегии и методы, которые помогут справиться с ситуацией:

Планирование рабочего дня

Список задач

Начните день с составления списка дел. Запишите все задачи, которые нужно выполнить, и расставьте их по приоритету.

Метод помидора

Работайте по 25 минут, а затем делайте 5-минутный перерыв. После четырех таких циклов сделайте более длинный перерыв (15–30 минут).

Приоритизация задач

Матрица Эйзенхауэра 

Разделите задачи на четыре категории: 1) срочные и важные, 2) важные, но несрочные, 3) срочные, но неважные и 4) несрочные и неважные (их еще называют поглотителями времени). Это поможет сосредоточиться на действительно важных делах.

Фокус на результатах 

Определите, какие задачи принесут наибольшую пользу, и сосредоточьтесь на них.

Минимизация отвлекающих факторов

Комфортное рабочее пространство

Убедитесь, что ваше рабочее место организовано и не отвлекает вас. Если ваш стол завален бумагами, уборка поможет сэкономить время на поиски нужного документа. Возьмите за правило в конце трудового дня отвести себе 10 минут на систематизацию всех рабочих бумаг. Телефоны перепишите в справочник, а анонимные распечатки озаглавьте.

Телефонный тайм-менеджмент

Любите разговаривать по мобильному телефону, обсуждая личные дела? И начальство ничего не говорит? Вам повезло. Только вот личные разговоры, бывает, затягиваются, особенно если вы сидите в комфортном кресле. Разговаривайте стоя, а лучше всего в коридоре, это поможет существенно сократить время беседы.

Эргономичные технологии

Установите приложения для блокировки тех сайтов и уведомлений, которые отвлекают вас от работы.

Группировка задач

Объединяйте похожие задачи. Например, выделите время для ответов на электронные письма или телефонных звонков.

Регулярные перерывы

Не забывайте отдыхать! Регулярные паузы помогают восстановить концентрацию внимания и предотвратить усталость. Прогулка на свежем воздухе или легкая разминка способны значительно улучшить ваше самочувствие и продуктивность.

Опоздания

Это только кажется, что небольшие опоздания не сказываются на работоспособности. Статистика утверждает, что у тех, кто опаздывает, продуктивность в два раза ниже, чем у тех, кто приходит вовремя. Опаздывая на работу, мы думаем не о том, как качественнее решить тот или иной деловой вопрос, а о том, чтобы наше нарушение трудовой дисциплины не заметил начальник. Исключите привычку опаздывать, и вы увидите, как ваша работоспособность повысится. Кстати, о подсознательных причинах опоздания мы говорили тут.

Обратная связь и саморефлексия

Анализ своих достижений

В конце дня или недели оценивайте, что удалось сделать, а что – нет. Это поможет выявить слабые места и скорректировать подход.

Запрос обратной связи

Общение с коллегами и руководством может дать полезные советы по улучшению вашей продуктивности.

Забота о себе

Соблюдение режима сна и питания

Хороший сон и правильное питание положительно влияют на работоспособность. Убедитесь, что вы высыпаетесь и питаетесь сбалансированно.

Занятия спортом

Физическая активность помогает улучшить общее состояние и повышает уровень энергии.

Установка границ

Учитесь говорить нет. Не берите на себя слишком много задач, особенно если они не соответствуют вашим приоритетам. Установите границы, чтобы защитить свое время.

Если вы – руководитель

Откажитесь от микроменеджмента

Постоянный контроль и доработка за других лишают вас времени и энергии. Это не значит, что вы должны пускать процесс на самотек. При этом важно понять: вы не можете сделать все самостоятельно. Лучше потратить время на обучение и подготовку своих сотрудников. Объясните им, как лучше выполнить задачу и почему именно так.

Делегируйте правильным людям

Не все делают одно и то же одинаково хорошо. Каждый обладает своими сильными сторонами. Кто-то отлично рисует презентации, кто-то справляется с таблицами в Excel, а кто-то виртуозно проводит переговоры. Используйте преимущества ваших сотрудников. Делегируйте задачи тем, кто в них силен. Это позволит вам освободить собственное время и сосредоточиться на более важных вещах.

Не работайте круглосуточно – работайте головой

Если вы сидите на работе до поздней ночи, возможно, проблема не в объеме дел, а в их организации. Попробуйте сменить свой подход. Планируйте время, учитесь отключаться от работы и отдыхать.

Применяя эти советы, вы сможете значительно повысить свою продуктивность на работе и избежать ненужных трат времени. Главное – это регулярная практика и адаптация предложенных методов под ваши индивидуальные потребности.