Как научиться управлять своим расписанием дня и выиграть больше свободного времени?

Летом мы мечтаем как можно меньше времени проводить за работой и как можно больше – на отдыхе и на свежем воздухе. И ведь выиграть чуть больше свободных минут для себя действительно возможно и для этого нужно не сокращать рабочие часы, а эффективнее научиться взаимодействовать с вашим расписанием дня и задачами, которые на вас ложатся. В таком случае конечная цель – не больше успевать, а уменьшить ощущение хаоса от многозадачности и улучшить концентрацию, разделить задачи по приоритетности и выделить для каждой свой промежуток времени.

Интервалы по 25 минут

Франческо Чирилло в 1980-е разработал «Метод помидора», который позже лег в основу приложения по управлению временем Pomodoro: он вывел, что для продуктивной работы нужно сначала составить список дел, затем установить таймер на 25 минут и работать над задачей, не отвлекаясь, а потом поставить себе таймер для обязательного 5-минутного отдыха. С психологической точки зрения метод работает потому, что мозгу легче согласиться на 25 минут усилий, чем на абстрактное «нужно работать весь день». Эта техника будет полезной для всех, кто страдает от прокрастинации и тяжело дает старт новым хорошим привычкам.

Матрица приоритетов

Еще одна полезная техника для организации своего времени – матрица Эйзенхауэра, связанная с именем президента США Дуайта Эйзенхауэра. Она предлагает разделять дела не просто на срочные и несрочные, а на действительно важные и второстепенные. Наш мозг не умеет делать это самостоятельно, и поэтому любые незаконченные дела, даже не имеющие глобального значения, рассматриваются им как перегруз. Список приоритетов заставляет вас четко сортировать задачи как вещи, которые вы берете с собой при пожаре: вперед выводятся задачи, которые нужно выполнить незамедлительно, чтобы избежать последствий, – важные и срочные; следом идут перспективные задачи, которые помогают двигаться к целям, – важные и несрочные; а потом не слишком важные, но срочные задачи, которые можно делегировать.

Временные блоки

Как правильно выстроить свое время в течение дня? Попробуйте концепцию временных блоков Кэла Ньюпорта. Нововведение этой концепции заключается в том, чтобы сразу распределять свое время на три блока: «глубокая» работа или вовлеченное занятие какой-то определенной задачей, простые повседневные дела и отдых. Результативность метода в том, что, если день заранее структурирован, мозг тратит меньше энергии на постоянный выбор, что делать дальше. Вы выбираете определенные часы для вовлеченного занятия делами, что позволяет голове подстроиться под ваш ритм и максимально сконцентрироваться на одной задаче в течение определенного промежутка времени.

Фокус на концентрацию

Работать со временем нельзя в отрыве от контекста, в котором мы существуем. Смартфоны и социальные сети серьезно снизили уровень нашей продуктивности из-за того, что они выбивают нас из состояния глубокой концентрации. Провести час за одной задачей без переключения внимания для многих кажется уже непосильной задачей, хотя в школе именно эта тактика ставилась в основу обучающего процесса. Уведомления и паузы буквально дробят наше мышление на фрагменты и усиливают усталость. А чтобы вернуть фокус на концентрацию, нужно отойти от многозадачности и стараться удерживать внимание на одной задаче. Как это сделать? Для этого нужно буквально защищать собственное внимание от внешних раздражителей, например ограничивать количество приложений и уведомлений или работать с одной вкладкой или одним окном.

Качество времени, а не количество

Современные психологи все чаще говорят, что главная ошибка оптимизации времени – воспринимать его как систему тотального контроля над собой. Во многих случаях проблема нехватки времени связана не с дисциплиной, а с тревожностью, перфекционизмом и внутренним ощущением, что отдых нужно непременно заслужить. Поэтому большинство современных подходов солидарно в одном: эффективное расписание – это не то, в котором заполнена каждая минута, а то, где остается место для восстановления, спонтанности и жизни вне продуктивности.