Как не забывать о задачах и встречах на день: полезные советы

Забыли перезвонить кому-то, отправить письмо, выполнить задачу с горящими сроками? Если вы часто забываете о заданиях и встречах, то вам стоит начать более эффективно планировать свой день. Рассказываем о том, как не забывать о задачах и встречах и быть более продуктивной.

Делайте заметки от руки

Говорят, что написанное пером запоминается надолго, поэтому попробуйте записывать важную информацию. Заведите старый добрый ежедневник и каждый день начинайте с того, чтобы составить от руки список дел. Пусть блокнот всегда будет с вами и на виду. Сверяйтесь с ним в течение дня, и если вы что-то не успели сделать, то переносите это в список на следующий день. Можно использовать цветные маркеры и стикеры, чтобы выделить горящие дедлайны.

Мелкие задачи выполняйте сразу

Как часто мы откладываем что-то мелкое на потом, например, ответить на электронное письмо или сделать звонок. Но «потом» – это растяжимое понятие, и вспомнить о невыполненном деле мы можем поздно вечером или даже на следующий день. Поэтому лучше приступать к выполнению этих задач сразу.

Используйте таск-менеджеры

Наши гаджеты предлагают нам огромный выбор инструментов для планирования: календари, таск-менеджеры, блокноты. Так, очень удобны в использовании календари, которые можно синхронизировать с телефоном и компьютером. Вы настраиваете календарь так, что вашу занятость будут видеть и ваши коллеги, чтобы эффективнее планировать встречи. Кроме того, в календари встроены функции напоминания о делах, которые вам предстоит сделать, поэтому вы точно их не забудете.

В календари можно вносить задачи и встречи – как личные, так и деловые. Вы сможете оценить, сколько времени потратите на то или иное дело, а потому будете трезво оценивать свои возможности. Такой инструмент планирования позволяет сосредоточиться на том, что нужно сделать, и не отвлекает.

Обратите внимание, что есть целые умные системы для коллективной работы, которые позволяют координировать действие команды, а есть таск-менеджеры, более удобные для личного пользования

Заметки

Заметки в телефоне – еще один эффективный инструмент планирования. Такие заметки могут быть многофункциональными. Например, у вас будет возможность планировать в них встречи, составлять списки дел и покупок, записывать новые идеи, получать уведомления. При этом заметки можно разделять по цветам, чтобы вы смогли легче найти нужные.

Уходите от многозадачности

Часто главная проблема заключается в многозадачности. Например, ваш список дел на день включает 20 пунктов, 15 из которых вы просто физически не сможете сделать. А потому вы постоянно о чем-то забываете. Излишняя многозадачность приводит к тому, что вам не будет хватать ни времени, ни сил.

При планировании помните о главной цели: вы работаете на качество, а не количество. Важно не количество дел в вашем списке, а сколько из них вы успеете выполнить. Поэтому начинайте планировать с малого: ставьте перед собой действительно важные цели.

Тренируйте память

Чтобы не полагаться только на планировщики, старайтесь ежедневно тренировать память

Нельсон Деллис, многократный победитель чемпионата США по памяти, рекомендует использовать специальные сайты-тренажеры, где можно выполнять упражнения для улучшения навыков запоминания

Это могут быть и приложения на телефоне, в том числе игровые.

Тренируйте память, заучивая стихи или что-то, что вам действительно интересно – и вы заметите, насколько лучше вы будете запоминать разную информацию.

Чтобы перестать забывать о делах и встречах на день, важно постоянно развивать свои навыки планирования: уходить от многозадачности, сразу выполнять мелкие дела, составлять списки  и использовать планировщики, уметь выделять главную цель. При этом старайтесь каждый день тренировать свою память, чтобы не полагаться только на гаджеты.